العمل المحاسبي The Accounting Work.

 المستندات Documents

المستندات هي التي من خلالها إدخال العملية للحسابات وهي تعتبر ما يسمى بالحدث الاقتصادي الذي أشرنا إليه في تعريف المحاسبة، وهي تعتبر الورقة الأولى في العمل المحاسبي وهي الحركة المالية التي حدثت ويقوم المحاسب بوصفها، وهي تعتبر بالنسبة للمحاسبة الإدخال الرئيسي أو الوحيد للعمل المحاسبي ولذلك يجب على المحاسب أن يكون على فهم كامل للمستند ليستطيع وصفه وتوجيهه التوجيه الصحيح، وأن أي شيء يتم تسجيله في المحاسبة يجب أن يكون مستند، حتى يكون التسجيل بعيداً عن التقدير الشخصي أو التسجيل حسب الهوى، حتى في بعض الحالات عندما لا يوجد مستند، يتم عمل مستند لها، وأهمية المستند أن المحاسب يسجل بياناته المالية من خلال أوراق رسمية مثبتة، ومعتمدة من جهات الاختصاص، وسوف نذكر في مهارات المحاسب في الجزء المتقدم كيفية التوثيق والتنظيم لعمل الحسابات من خلال المحاسب.

 و المستند من الممكن أن يكون فاتورة invoice أو شيك  check أو سند قبض Receipt voucher، أو سند دفع نقدي cash payment voucher، أو كشف رواتب Salary Sheet، أو غيرها or other.

  والمستندات تعتبر مدخلات العمل المحاسبي وهي تعتبر الشيء الذي الخارجي الذي يتعامل المحاسب معه وبعد ادخال المستندات يعتبر بعد ذلك العمل داخلياً، بعد ذلك يتم عمل الإجراء المحاسبي على المستند وهذا الإجراء المحاسبي هو ما يسمى بقيد اليومية.

  وأمثلة المستندات كثيرة التي تأتي إلى العمل المحاسبي ولكن هناك بعض المستندات يتم عملها من قبل قسم الحسابات أو من قبل الشركة مثل أيضاً بغرض توثيق العملية التي تتم وأمثلة المستندات عموماً

فواتير المشتريات Purchase Invoice، فواتير المبيعات Sales Invoice، سندات القبض Receipt Voucher، كشوف الرواتب Salary Sheet، وجميع المستندات التي تثبت أي حركة مالية، والمستندات بالشركة هي بغاية الأهمية لأنها أساس التسجيل المحاسبي، فلا يجوز التسجيل بدون مستندات، وأن من أهم مميزات المحاسب المحترف هو ترتيبه، لكيفية تخزين المستندات التي قام بتسجيلها، حتى يكون لكل عملية تم عملها، مستندات قامت عليها، ويكون أي رقم موجود بالحسابات له طريقة سهلة للوصول للمستند الأصلي الذي تم التسجيل من خلاله. وليس هذا فقط بل يجب أن يكون محتفظ بنظام يسهل لأي شخص حتى لو أتى بعده من الوصول للمستند الأصلي، وأنك لو ذهبت إلى أرشيف حسابات لشركة، يمكن بسهولة أن تحكم على حسابات الشركة من نظرة مبدئية هل هي منظمة أم تعتمد على أساليب للتنظيم أم لا وأيضاً تستطيع معرفة النظام المحاسبي من خلال الأرشيف الخاص بحسابات منظمة.

وبعض المستندات يكون لها معلومات أساسية يجب أن تشتمل عليها وخصوصاً المستندات التي يتم عملها لتوثيق العمليات المالية، مثل سندات الدفع Payment Voucher، فيجب أن يكون المستند في دفتر مسلسل، ويكون مكتوب المبلغ بالأرقام والتفسيط، وتاريخ الصرف، وتاريخ الشيك إذا كان الدفع بشيك، والبنك المسحوب عليه هذا الشيك، واسم الشخص المصروف له المبلغ، وبيان يوضح لماذا صرف هذا المبلغ.

  ولزيادة من المعلومات تستطيع الاطلاع على موضوع الدورة المستندية والرقابية في الأجزاء المتقدمة.

===========================